Pengantar Studi Organisasi

 

PENGANTAR STUDI ORGANISASI

Keanu Alexander

 

 

 

Bab 1  Perilaku Organisasi (Pengantar)

 

A. Definisi Organisasi

Organisasi dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang mewadahi atau menfasilitasi dalam mencapai berbagai tujuan organisasi yang memiliki banyak komponen yang melandasi diantaranya terdapat banyak orang, tata hubungan kerja, spesialis pekerjaan dan kesadaran rasional dari anggota organisasi sesuai dengan kemampuan dan spesialisasi mereka masing-masing.

Menurut James D. Mooney mengatakan bahwa organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. Selanjutnya, menurut Chester I. Barnard memberikan pengertian bahwa organisasi sistem kerja sama yang terkoordinasi secara sadar dan dilakukan oleh dua orang atau lebih.

 

B. Karakteristik Organisasi

Karakteristik organisasi dikemukakan Ferland yang dikutip oleh Handayaningrat (1985:3) sebagai berikut :

1. Adanya suatu kelompok orang yang dapat dikenal

2. Adanya kegiatan yang berbeda-beda tetapi satu sama lain saling berkaitan (interdependent part) yang merupakan kesatuan usaha / kegiatan

3. Tiap-tiap anggota memberikan sumbangan usahanya / tenaganya

4.  Adanya kewenangan, koordinasi dan pengawasan

5. Adanya suatu tujuan

C. Perspektif terhadap organisasi

Salah satu perspektif organisasi adalah pandangan statis sebagai wadah dari kumpulan individu. Selain itu, Organisasi juga memiliki pandangan dinamis yaitu sebagai wadah kegiatan yang dipandang sebagai proses, yaitu menyoroti interaksi diantara orang-orang yang menjadi anggota organisasi. Keberhasilan suatu organisasi sangat ditentukan oleh kualitas sumber daya manusia yang saling berinteraksi dan mengembangkan organisasinya dengan sebaik mungkin

 

D. Hakikat dan Makna ilmu Adminitrasi

Administrasi memiliki makna dalam arti sempit yaitu ketatausahaan  atau tata usaha (clerical work) dan dalam arti luas adalah konsep organisasi & manajemen. secara umum pengertian dari ilmu administrasi sendiri merupakan bidang disiplin yang mempelajari serangkaian proses manajemen individu, kelompok dan organisasi yang terlibat dalam pelaksanaan dalam pencapaian tujuan, baik di sektor publik maupun sektor bisnis.

Hakikat adminitrasi merupakan proses kerja sama dua orang atau lebih yang berdasar pada rasionalitas antara efesiensi dan efektivitas untuk mencapai suatu tujuan organisasi. Lalu apa perbedaan antara efesiensi dan efektivitas? Efisiensi

Terkait dengan perbadingan terbaik antara input lebih besar atau lebih kecil dari pada output. sedangkan efektifitas Terkait dengan pencapaian tujuan serta kinerja dari proses pelaksanaan tugas.

 

E. Fokus dan Lokus Ilmu Adminitrasi

Fokus dari ilmu adminitrasi dalah mencakup manajemen, leadership, pengambilan keputusan, sumber daya manuusia, human relations dan organisasi dari seluruh bidang adminitrasi baik bisnis maupun publik. Lokus ilmu administrasi Publik mencakup seluruh bidang adminitrasi negara, sedangkan lokus ilmu adminitrasi bisnis mencakup adminitrasi niaga yang didalamnya terdapat lembaga lembaga perekonomian, organisasi dunia dan usaha dunia industri.

 

Perbedaan adminitrasi publik dan bisnis
Adminisrasi publik	Admiinitrasi bisnis
Non profit	Profit motive
Legalistic approach	Orientation approach
Non competition	Free competition
Social walfare	Kesejahteraam individu

 

 

Perbedaan Adminitrasi dan Manajemen
Adminitrasi	Manajemen
Ditunjukkan pada penentuan pokok dan kebijakannya	Ditunjukkan pada pelaksanaan kebijakan atau kegiatan untuk mecapai tujuan.
Proses penentuan tujuan dan pengarahan kebijakan umum (general policies)	Proses manajemen atau pengelolaan kegiatan kegiatan dalam merelasisaikan tujuan

 

 Bab 2 Budaya Organisasi

 

A. Pengertian budaya organisasi

Budaya diciptakan, dilestarikan dan dipertimbangkan dampaknya terhadap efektivitas suatu kegiatan. organisasi sendiri memiliki kepribadian yang disebut sebagai budaya organisasi yang meliputi pola kepercayaan, ritual, mitos, dan praktik yang berkembang dalam organisasi dan seperangkat nilai, komitmen, dan kepercayaan kolektif secara interpersonal dalam organisasi. Jadi, budaya organisasi merupakan seperangkat nilai & norma yang dikumpulkan & diterapkan dari suatu organisasi yang terkait dengan keadaannya. 

B. Karakteristik dari Budaya Organisasi

Menurut ahli Deal dan Kennedy terdapat 4 karakteristik dari budaya organisasi yaitu Filosofi yang disebarluaskan ( layanan pelanggan adalah prioritas utama kami), kepercayaan terkait minat anggota ( jam kerja fleksibel, kebijakan manajemen terbuka), Ada tokoh pahlawan (pribadi dalam organisasi yang menjadi referensi anggota, Ritual dan seremonial (briefing harian, pertemuan bulanan)

C. Fungsi Budaya Organisasi

Terdapat 2 fungsi budaya dalam organisasi yaitu sebagai proses Integrasi Internal yang berfungsi sebagai integrasi bagi setiap elemen internal organisasi dan sebagai proses ‘Adapatasi Eskternal’ berfungsi sebagai instrumen dalam penyesuaian diri untuk menghadapi lingkungan eksternal organisasi.

Hubungan antara keduanya tidak boleh membuat konflik satu sama lain. Pemimpin harus memastikan bahwa struktur yang dipilih sesuai dengan budaya organisasi. Jadi, mereka harus menyesuaikan/membenarkan antara struktur & budaya.

 

D. Bagaimana Menginternalisasi Budaya Dalam Organisasi :

1. Menggunakan filosofi, visi-misi, nilai-nilai dalam rekrutmen-seleksi, & sosialisasi

2. Melalui desain gedung/kantor/ruangan & setting lingkungan kerja

3. Menggunakan motto/akronim tertentu

4. Melalui cerita, legenda & mitos tentang peristiwa/orang penting

5. Melalui program pendidikan & pelatihan

6. Melalui panutan dari para pemimpin

7. Melalui pencapaian tujuan organisasi

 

Bab 3 Lingkungan Organisasi

 

A. Lingkungan Organisasi

Lingkungan organisasi merupakan faktor yang dapat mempengaruhi suatu interaksi dalam sebuah organisasi serta dapat dipengaruhi juga oleh perilaku yang terjadi di dalam organisasi itu sendiri. dalam organisasi itu sendiri mampu mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung seseorang maupun sekelompok orang dalam melakukan aktivitasnya, sehingga berdampak pada operasi organisasi itu sendiri.

 

Lalu muncul pula sebuah ketidakpastian dalam suatu lingkungan organisasi. Menurut Jones (1994), sumber ketidakpastian lingkungan berasal dari :

1. Kompleksitas lingkungan – mulai dari yang sederhana hingga lingkungan yang kompleks

2. Dinamika lingkungan – mulai dari lingkungan yang tidak stabil hingga yang relatif stabil

3. Tingkat ketersediaan sumberdaya – mulai dari yang miskin sumberdaya hingga ke yang kaya sumberdaya.

 

B. Manajemen Lingkungan Organisasi

Munculnya ketidakpastian ini tentu ada siasat atau solusi dalam menghadapi ketidakpastian lingkungan yang dinamis dan kompleks ini dengan cara seorang Pimpinan/Top Manager harus menyiasati ketidakpastian dengan mengelola lingkungan. Pimpinan harus mempunyai kebebasandan kreativitas memilih strategi mengelola lingkungan & mendistribusikan sumber daya yang ada (existing resources)

Termasuk pula pada organisasinya harus mengelola lingkungan dengan baik, termasuk eksternal, yaitu semua faktor yang berada di luar organisasi yang memengaruhi dan yang dipengaruhi organisasi. Tentu saja dalam hal ini lingkungan yang memberikan sumberdaya atau yang menjadi penerima manfaat/hasil atau jasa pelayanan.

C. Lingkungan Organisasi dan Stuktur Lingkungan Organisasi

Secara umum lingkungan organisasi dapat dibagi menjadi 2 yaitu lingkungan organisasi tindakan langsung dan lingkungan organisasi tidak langsung

1. Lingkungan yang bersifat umum, seperti keadaan ekonomi global maupun nasional, keadaan sosial, politik dan budaya.

2. Lingkungan spesifik atau khusus adalah lingkungan yang secara langsung mempengaruhi atau dipengaruhi oleh organisasi. Misalnya: pemasok (supplier), pelanggan (customer), pemerintah (goverment) dan lain sebagainya.

Struktur lingkungan organisasi meliputi :

1. Struktur mekanistik akan cocok dan sesuai untuk lingkungan yang stabil.

2. Struktur organik akan lebih cocok dan sesuai untuk lingkungan yang dinamis.

 

Bab 4 Penentu Struktur Organisasi

 A. Ukuran Organisasi

Ukuran organisasi menyangkut besar kecilnya organisasi dilihat dari jumlah anggotanya jumlah anggota atau besar kecilnya organisasi akan mempengaruhi kompleksitas organisasi, baik horizontal maupun vertikal. ukuran juga mempengaruhi formalisasi dan sentralisasi. semakin besar organisasi, semakin tinggi formalisasi

B. Strategi Organisasi

Penentuan tujuan dan sasaran jangka panjang dasar suatu organisasi, serta seperangkat rencana aksi dan alokasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pencapaian tujuan tersebut 

C. Teknologi

Teknologi mengacu pada penggunaan informasi, peralatan, teknik dan proses yang diperlukan untuk mengubah input menjadi output dalam organisasi. Ada beberapa jenis teknologi misalnya manual, tepat dan canggih rutin dan non rutin atau sederhana, kompleks dan sangat kompleks

D. Environment

Menurut Burns dan Stalker, dalam lingkungan yang stabil, struktur organisasi cenderung mekanistik, dicirikan oleh kompleksitas, lebih formal, dan sangat terpusat, melakukan tugas-tugas rutin tergantung pada perilaku yang diprogram, dan relatif lambat dalam menanggapi keadaan asing. Struktur yang efektif dapat beradaptasi dengan lingkungannya. struktur mekanistik untuk lingkungan yang stabil dan organik untuk lingkungan yang mudah menguap atau tidak stabil

E. Tantangan Utama Desain Organisasi

1. Membutuhkan keseimbangan antara diferensiasi dan integrasi

2. Perlu keseimbangan antara sentralisasi dan disentalisasi

3. Mengintegrasikan koordinasi formal dan informal

4. Memilih struktur mekanik dan struktur organik

 

 Bab 5 Evolusi Teori Organisasi

A. Evolusi Perkembangan Teori Organisasi

Secara kronologis teori organisasi dari awal keberadaannya hingga kini mengalami 3 (tiga) tahapan perkembangan, yang berjalan secara evolutif, yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Teori Klasik/Tradisional

Para tokoh teori klasik diantaranya adalah Max Weber yang melahirkan Teori Birokrasi. Henry Fayol yang mempresentasikan teori adminitrasi melalui “General and Industrial Management” dan Winslow Taylor melalui “Scientific Management”. Selain itu masih banyak tokoh lain, seperti Luther Gulick, Lyndal Urwick dan yang lainnya.

 Para pakarnya memperkenalkan fungsi-2 administrasi & manajemen, antara lain: POAC (Planning, Organizing, Actuating and Controlling) dari George R. Terry, POSDCORB (Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, and Budgeting) dari Luther Gulick, POLC (Planning, Organizing, Leading, Controlling) dari Henry Fayol, & masih ada lagi rincian fungsi yang disusun oleh para ahli yang dituangkan dalam akronim-2 lainnya.

Prinsip manajemen menurut Fayol :

Menurut Fayol, terdapat prinsip-2 dalam manajemen yang sebaiknya bersifat fleksibel sehingga perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-2 khusus & situasi-2 yang dinamis. Beberapa di antaranya:

1. Pembagian kerja (Division of work)

2. Wewenang & tanggung jawab (Authority & responsibility)

3. Kesatuan perintah (Unity of command)

4.Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

5. Penggajian (Remuneration)

6. Hirarki (Jenjang dalam struktur organisasi)

7. Prakarsa / Inisiatif

8. Semangat organisasi

Pemikiran Max Weber

Isi pokok dari ajaran Max Weber ini dikenal dengan Teori Birokrasi. Weber sendiri tidak perah memberikan nama dari pemikirannya itu sebagai istilah birokrasi, tetapi disebutkannya sebaga pemikiran organisasi yang ‘legal rasioal’. Pola-pola legal rasional yang dimaksud memiliki 5 karakteristik sebagai berikut :

1. Adanya pembagian kerja (Division of Labour)

2. Adanya prinsip hierarki (Principle of Hierarchy)

3. Pelaksanaa  tugas diatur oleh sistem regulasi (System of rules)

4. Berdasarkan relasi impersonal

5. Adanya sistem karrier (Carier System)

Menurut Frederick Winslow Taylor (1900an)

Menurut Taylor, ada 4 kaidah dasar manajemen yang harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Keempat kaidah dasar yang dimaksud terdiri dari:

1. Pentingnya metode kerja yang ilmiah dalam melakukan kerja praktik dalam organisasi

2. Perlunya mengadakan seleksi, pelatihan dan pengembangan pegawai secara ilmiah.

3. Pengembangan ilmu tentang metode kerja, seleksi, latihan dan pengembangan pegawai yang disusun secara integratif

4. Pengembangan semangat kerja dan mental pegawai melalui metode ilmiah demi terciptanya suasana kerja yang kondusif dan menyenangkan

Dasar-dasar pembentukan organisasi menurut Teori Klasik:

Asumsi dasar Teori Klasik: Suatu organisasi dapat berjalan baik jika didukung ‘kesatuan kegiatan/tujuan’. Hal ini didahului adanya empat (4) prasyarat:

• Adanya kekuasaan (baik yang demokratis maupun varian kekuasaan jenis lainnya)
• Adanya kegiatan & semangat yang saling melayani
• Adanya doktrin organisasi (visi & misi organisasi yang dapat dijadikan sebagai pedoman dalam menentukan tujuan organisasi)
• Adanya disiplin kerja yang tinggi, oleh sebab itu periu adanya strategi yg dpt digunakan utk menjaga tingkat kedisiplinan, melalui pemberlakuan mekanisme reward & punishment.

2. Teori Neo Klasik

Dalam beberapa hal teori neo klasik ini masih banyak berdasar pada teori klasik, perbedaannya apabila teori klasik lebih berorientasi pada hasil kerja dengan mengidentikkan manusia sebagai mesin. Menurut Mayo , teori neo klasik meniti kberatkan pada human relation. Manusia tidak boleh dianggap sebagai alat untuk kepentingan organisasi semata tapi harus memeroleh atensi yang layak & diperlakukan secara manusiawi. Melalui teori neo klasik inilah ilmu-2 perilaku manusia mulai diperhatikan. Pendekatan behavioral dari ilmu psikologi banyak diadopsi ke dalam teori organisasi. Berkembanglah pendekatana n Keperilakuan’. Para tokoh neo klasik al. Hugo Munsterberg, Elton Mayo dan lain lain

Kritik Teori Neo Klasik terhadap Teori Klasik

Teori Neo Klasik bukanlah teori murni, tetapi lebih merupakan penyempurnaan dari teori Klasik. Dalam melakukan penyempurnaan, ada kritik-2 mendasar yg dialamatkan pada Teori Klasik, yakni:

1. Implikasi prinsip pembagian kerja (Division of Labor) 

Akibatnya dpt memunculkan depersonalisasi & disfunction, kurang kooperatif & lebih individualis.

2.Risiko Penekanan pada Struktur Organisasi

Penekanan ini dapat menimbulkan kompetisi yang tidak sehat antar anggota. Untuk itu, Neo Klasik mengusulkan perlunya:

- Peningkatan partisipasi anggota dalam pembuatan keputusan/Pengembangan manajemen bottom up.

- Perluasan kerja (job enlargement), sebagai kebalikan dari spesialisasi untuk merangsang anggota agar memperluas kemampuan di bidang yang lain.

3. Teori modern

Teori ini berusaha untuk memadukan kedua teori terdahulu, karena antara asumsi dasar teori pertama & kedua tidak diletakkan pada posisi yang dikotomis, tetapi diletakkan secara sejajar & saling melengkapi antara satu dengan lainnya.

Salah satu tokoh dari Teori Modern ini adalah Chester Barnard. Teori Modern memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka yang selalu berinteraksi dengan dua lingkungan secara simultan: internal environment (Iingkungan dalam) & external environment (Iingkungan luar). Agar kedua hal dapat berinteraksi secara simbiosis mutualistis keduanya harus dikelola dengan tepat.

Dasar pemikiran teori modern

Pada prinsipnya situasi dari suatu organisasi sebagai suatu sistem terbuka itu sangat kompleks, dinamis, multilevel, multidimensional, multivariabel sehingga eksistensi organisasi tidak dapat disekat dari lingkungan yang ada di sekitarnya tetapi merupakan bagian yang saling mempengaruhi. Organisasi sebagai Suatu Sistem Dalam konteks ini melibatkan beberapa unsur yang terdiri dari:

1. Individu (kejiwaan, kepentingan, etos dan emosi)

2. Struktur Organisasi (struktur organisasi formal dan informal)

3. Struktur status dan peranan

4. Lingkungan (internal, eksternal, fisik, dan sosial)

5. Proses hubungan terdiri dari komunikasi keseimbangan tujuan, dan pengambilan keputusan

Bab 6 Pengembangan Organisasi 

A. Pengertian Pengembangan Organisasi

Menurut Porras dan robertson, pengembangan Organisasi adalah serangkaian perilaku berbasis teori ilmu pengetahuan, nilai-nilai, strategi, dan teknik untuk perubahan yang terencana dalam pengaturan kerja organisasi yang bertujuan meningkatkan pengembangan individu dan meningkatkan kinerja organisasi, melalui perubahan perilaku (kerja) anggota organisasi.

 Secara umum pengembangan organisasi dapat didefinisikan sebagai “upaya yang terencana untuk  meningkatkan efektivitas organisasi melalui intervensi dalam proses organisasi dengan menggunakan ilmu perilaku.

B. Karakteristik Pengembangan Organisasi

Sintesis dari berbagai definisi dengan memberikan poin-poin penting yang ada, maka (bahwa) praktik pengembangan Organisasi :

1. Harus sejalan dengan tujuan organisasi.

2. Berakar dalam ilmu perilaku.

3. Bersifat jangka panjang dan berkelanjutan.

4. Menekannkan orientasi untuk mecapai hasil.

5. Didasarkan pada kolaborasi.

6. Berorientasi sistem.

C. Tahapan pengembangan Organisasi

Daft dan Marcic  mengidentifikasi langkah pengembangan Organisasi dalan 3 tahap, yaitu :

1. Tahap penyadaran (Unfreesing Step)

Seluruh sumber daya manusia yang ada dalam suatu organisasi digugah kesadarannya akan adanya permasalahan yang membutuhkan perubahan perilaku dari sumber daya organisasi.

2. Tahap Perubahan (Changing Step)

Melakukan tindakan baru sambil belajar memeroleh keahlian yang baru sesuai dengan tuntutan perubahan yang diinginkan organisasi.

3. Tahap Peneguhan (Refreezing Stage)

Nilai, sikap, dan perilaku yang memiliki kontribusi positif bagi perusahaan dilakukan peneguhan oleh organisasi melalui pemberian imbalan.

 

 Daftar Pusaka

Perilaku Organisasi 'Menuju Orientasi Pemberdayaan' (M. Chazienul Ulum), http://repository.unpas.ac.id/9795/5/BAB%20II.pdf